Tilikauden päätös sujuu rauhallisesti hyvällä valmistelulla

Ennakoiva valmistelu tekee tilikauden päätöksestä selkeämmän

Kun tilinpäätökseen valmistautuminen lähestyy, työ kannattaa aloittaa ennen viimeisiä määräpäiviä. Hyvin koottu aineisto auttaa kirjanpitäjää kohdistamaan tuotot ja kulut oikealle kaudelle sekä selvittämään avoimet tapahtumat. Samalla yrittäjä saa luotettavamman kuvan yrityksen tuloksesta, kassasta ja velvoitteista. Tässä tarkistuslistassa käymme läpi aineistot, jaksotukset ja varaukset tavalla, joka tekee tilinpäätöskaudesta selkeämmän ja rauhallisemman.

Kirjanpidon aineistot kannattaa koota mahdollisimman ajoissa

Tilinpäätöstä varten kirjanpidossa tulee olla kaikki päättyvälle tilikaudelle kuuluvat tositteet ja muut tarvittavat selvitykset. Tarkista erityisesti, että myynti- ja ostolaskut, kuitit, tiliotteet sekä mahdolliset käteis- ja korttitapahtumat on toimitettu kirjanpitoon. Jos jokin tosite puuttuu, pyydä jäljennös toimittajalta tai kerro puutteesta kirjanpitäjälle, jotta asia ei jää avoimeksi.

Käy läpi ainakin seuraavat aineistot. Kaikki kohdat eivät koske jokaista yritystä, mutta ne kannattaa tarkistaa oman tilanteen mukaan:

• tilikaudelle kuuluvat myynti- ja ostolaskut
• yrityksen pankki- ja maksutilien tiliotteet
• kuitit ja selvitykset yrityksen korttiostoista
• tiedot lainoista, koroista ja lyhennyksistä
• mahdollinen varastoluettelo ja varaston arvo
• tiedot käyttöomaisuuden hankinnoista ja myynneistä
• selvitykset yrittäjän tai työntekijöiden kulukorvauksista.

Myyntisaamisten ja ostovelkojen avoimet saldot on hyvä tarkistaa samalla. Vanhat, epäselvät tai jo maksetut erät kannattaa selvittää ennen tilinpäätöksen laatimista. Arkadia Accounting Oy:n kirjanpidon ja taloushallinnon palvelut auttavat pitämään aineiston järjestyksessä myös tilikauden aikana, jolloin tilinpäätökseen valmistautuminen ei kasaannu yhdeksi suureksi urakaksi.

Jaksotukset kohdistavat tuotot ja kulut oikealle tilikaudelle

Jaksotuksessa tarkastellaan, mille tilikaudelle tuotto tai kulu kirjanpidon näkökulmasta kuuluu. Maksupäivä ei aina yksin ratkaise käsittelyä, sillä lasku voidaan maksaa yhdellä tilikaudella, vaikka palvelu tai hankinta liittyisi kokonaan tai osittain seuraavaan. Vastaavasti päättyneelle tilikaudelle kuuluva kulu voi olla vielä laskuttamatta tilikauden viimeisenä päivänä.

Kerro kirjanpitäjälle esimerkiksi etukäteen maksetuista vakuutuksista, vuokrista, ohjelmistomaksuista ja muista pidempää ajanjaksoa koskevista kuluista. Myös keskeneräiset työt, laskuttamaton myynti, bonukset sekä tilikaudelle kuuluvat palkka- ja lomapalkkakulut voivat vaatia tarkastelua yrityksen tilanteen mukaan. Jos yrityksellä on työntekijöitä, palkkahallinnon palvelu voi auttaa palkkoihin, ilmoituksiin, raportointiin ja kustannusseurantaan liittyvien tietojen kokoamisessa.

Varausten käsittely arvioidaan aina yrityksen tilanteen perusteella

Tilinpäätökseen liittyvät varaukset eivät ole vapaasti käytettävä keino siirtää tulosta tilikaudelta toiselle. Niiden kirjaaminen ja verokohtelu riippuvat varauksen luonteesta, yritysmuodosta ja siitä, täyttyvätkö tarvittavat edellytykset. Siksi mahdollisista tulevista menoista, riskeistä tai velvoitteista kannattaa keskustella kirjanpitäjän kanssa ennen päätöksiä.

Yrittäjän tehtävänä on tuoda esille tiedossa olevat tilanteet, joilla voi olla vaikutusta tilinpäätökseen. Yrityksen toiminnasta riippuen tällaisia voivat olla esimerkiksi epävarmat saatavat, keskeneräiset sopimukset, vahinkoasiat tai muut tuleviin menoihin liittyvät velvoitteet. Kirjanpitäjä arvioi annettujen tietojen perusteella, miten asia käsitellään kirjanpidossa ja tarvitaanko siitä lisäselvitystä. Mitä aikaisemmin tieto saadaan, sitä rauhallisemmin oikea käsittely voidaan selvittää.

Yhteinen aikataulu ehkäisee kiirettä ja avoimia kysymyksiä

Sovi kirjanpitäjän kanssa, milloin tilikauden viimeinen aineisto toimitetaan ja kuka selvittää mahdolliset puutteet. Varaa myös aikaa tilinpäätöksen lukujen läpikäyntiin, sillä valmis tilinpäätös ei ole vain viranomaisvelvoite. Se kertoo, miten yrityksen kannattavuus, rahoitus ja taloudellinen asema ovat kehittyneet tilikauden aikana.

Tilikauden päätöksen ja tilinpäätöksen valmistelun käytännöllinen etenemisjärjestys on seuraava:

1. Kokoa ja toimita kaikki tilikauden tositteet.
2. Tarkista avoimet myyntisaamiset ja ostovelat.
3. Ilmoita jaksotusta mahdollisesti vaativat tapahtumat.
4. Kerro tulevista menoista, riskeistä ja epävarmoista saatavista.
5. Käy valmistuvat luvut läpi yhdessä kirjanpitäjän kanssa.

Tilikauden päätöksen ei tarvitse olla stressin lähde. Kun aineistot, jaksotukset ja mahdolliset varaukset käsitellään suunnitelmallisesti, saat samalla paremmat lähtötiedot seuraavan tilikauden päätöksiin. Helsingissä Oulunkylässä toimiva Arkadia Accounting Oy palvelee yrityksiä sähköisesti kaikkialla Suomessa ja auttaa rakentamaan taloushallinnosta yrityksesi arkea tukevan kokonaisuuden.