Projektiseuranta ja kustannuslaskenta paljastavat kannattavat työt

Miksi osa töistä syö kannattavuutesi huomaamatta?

Moni yrittäjä huomaa vasta tilikauden päättyessä, että jokin asiakasprojekti tai tuoteryhmä on tehnyt tappiota, vaikka töitä on riittänyt ja laskuja on lähtenyt tasaiseen tahtiin. Syy löytyy usein siitä, että kustannukset eivät kohdistu oikein eri töille, jolloin kokonaiskuva liikevaihdosta näyttää hyvältä mutta yksittäisen työn kate voi olla lähellä nollaa tai jopa miinuksella. Projektiseuranta ja kustannuslaskenta tuovat tähän ratkaisun, koska niiden avulla näet, mitkä työt oikeasti kannattavat ja mitkä syövät katetta muualta. Kun tieto on ajantasaista, hinnoittelua, resursointia ja asiakasvalintoja voi ohjata faktojen pohjalta ilman arvailua. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten projektiseuranta ja kustannuslaskenta rakennetaan käytännössä pienessä ja kasvavassa yrityksessä.

Mitä projektiseuranta tarkoittaa käytännössä?

Projektiseurannalla tarkoitetaan yksinkertaisesti sitä, että yrityksen tulot ja menot kohdistetaan tietylle projektille, asiakkaalle tai työkokonaisuudelle sen sijaan, että ne näkyvät vain yhtenä isona lukuna kirjanpidossa. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kunkin projektin tunnit, materiaalit, alihankinta ja matkakulut kirjataan omalle kustannuspaikalleen. Kun tähän yhdistetään laskutus samalta projektilta, saadaan suoraan näkyviin projektin kate euroissa ja prosenteissa. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun yrityksellä on useita samanaikaisia toimeksiantoja, joiden työmäärä ja kustannusrakenne voivat poiketa toisistaan merkittävästi. Ilman järjestelmällistä seurantaa on käytännössä mahdotonta tietää, mikä osa liiketoiminnasta oikeasti tuottaa tulosta.

Kustannuslaskenta auttaa näkemään työn todellisen hinnan

Kustannuslaskenta täydentää projektiseurantaa siten, että se auttaa selvittämään, mitä yksittäisen työn tekeminen todellisuudessa maksaa, kun mukaan lasketaan myös epäsuorat kustannukset kuten hallinto, toimitilat ja käytetty työaika. Monessa yrityksessä hinnoittelu perustuu vielä vanhaan nyrkkisääntöön tai kilpailijoiden hintoihin, jolloin todellinen kustannustaso jää täysin huomiotta. Kun kustannukset jaetaan järkevästi eri töille tai palveluille, näet selkeästi, mitkä tuotteet tai palvelut kantavat yrityksen kiinteitä kustannuksia ja mitkä eivät kata omia kulujaan lainkaan. Tämä tieto on erityisen arvokasta silloin, kun yritys harkitsee hinnoittelun päivittämistä tai uuden palvelun lanseeraamista. Kustannuslaskennan avulla päätökset perustuvat lukuihin, ei tuntumaan.

Näin tunnistat kannattavat ja kannattamattomat työt

Käytännössä kannattavuuden tunnistaminen lähtee siitä, että jokaiselle projektille tai asiakkaalle lasketaan kate, joka huomioi kaikki siihen kohdistuvat kulut. Kun tätä tehdään säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain, alkaa nopeasti hahmottua selkeitä kaavoja: jotkin asiakastyypit tai projektikoot toistuvat kannattavien töiden joukossa, kun toiset toistuvat tappiollisten joukossa. Näiden havaintojen pohjalta voi tarkistaa hinnoittelua, rajata palveluvalikoimaa tai kohdentaa myyntityötä uudelleen kannattavampiin asiakassegmentteihin. Samalla nähdään myös, jos jokin yksittäinen projekti on karannut käsistä esimerkiksi ylimääräisten lisätöiden takia, jolloin asiaan voidaan puuttua jo seuraavassa tarjouksessa. Säännöllinen seuranta muuttaa kannattavuuden hallinnan reaktiivisesta ennakoivaksi.

Projektiseuranta osana taloushallintoa kasvavalle yritykselle

Kun yritys kasvaa ja projektien määrä lisääntyy, manuaalinen Excel-seuranta muuttuu nopeasti raskaaksi ja virhealttiiksi. Tässä vaiheessa kannattaa varmistaa, että taloushallinnon järjestelmä tukee projektikohtaista kirjanpitoa, kustannuslaskentaa ja raportointia yhdessä paikassa. Me Arkadia Accountingilla autamme rakentamaan projektiseurannan ja kustannuslaskennan osaksi arjen taloushallintoa niin, että saat selkeät raportit ilman turhaa manuaalista työtä. Voit tutustua tarkemmin taloushallinnon palveluihimme sivullamme taloushallinto, josta näet, miten kirjanpito, raportointi ja projektiseuranta nivoutuvat yhteen.

Aloita kevyemmin, me autamme sinua matkalla

Jos yrityksesi on vasta alkuvaiheessa tai kasvamassa ensimmäistä kertaa isommaksi, projektiseurannan käyttöönotto kannattaa tehdä rauhassa ja selkeästi askel askeleelta. Meille tärkeintä on, että taloushallinto tukee päätöksentekoa ja kasvua ilman ylimääräistä stressiä, ja autamme mielellämme myös aloittavia yrittäjiä pääsemään liikkeelle sivultamme aloittavalle yrittäjälle löytyvillä palveluilla. Palvelemme asiakkaita sähköisesti ympäri Suomen Helsingin Oulunkylän toimistostamme käsin, joten sijainti ei ole esteenä yhteistyölle. Tutustu myös yleisesti yritykseemme osoitteessa Arkadia Accounting, ja jos haluat keskustella projektiseurannasta tai kustannuslaskennasta tarkemmin, ota yhteyttä sivumme yhteystiedot kautta. Autamme mielellämme löytämään juuri sinun yrityksellesi sopivan tavan seurata töiden kannattavuutta selkeästi ja luotettavasti.